Inbox-Autopilot: Antworten vorbereiten, Termine buchen und jede KI-Aktion nachvollziehen

Zwischen einer interessierten Antwort und einem gebuchten Termin liegen oft mehrere kleine Aufgaben: Rückfrage beantworten, Kalender prüfen, Uhrzeit bestätigen und die laufende Ansprache stoppen. Der Inbox-Autopilot verbindet diese Schritte – mit einer klaren Einstellung pro Account und einer Übersicht darüber, was die KI tatsächlich erledigt hat.

Pro Account entscheiden: aus, Entwürfe oder Autopilot

In den Inbox-Einstellungen wählt ihr für jeden verbundenen Account einen Modus:

Aus: Die automatische Antwortfunktion ist deaktiviert.
Entwürfe: Die KI bereitet Antworten vor. Ihr prüft, bearbeitet und versendet sie selbst.
Autopilot: Geeignete Antworten können nach den hinterlegten Prüfungen automatisch versendet werden.

So kann beispielsweise ein bereits gut eingerichteter Account automatisch arbeiten, während ihr die Antworten eines neuen Accounts zunächst prüft. Änderungen an Modus und KI-Engine werden protokolliert. Wird ein Account auf Autopilot gestellt, erhalten Team-Inhaber und Admins eine Benachrichtigung.

Für reguläre automatische Antworten kommen die Kategorien „Interessiert“, „Meeting vorgeschlagen“ und „Frage / weitere Informationen“ infrage. Zusätzlich ist eine ausreichend sichere KI-Einordnung erforderlich. Der Autopilot ist damit keine pauschale Freigabe, jede eingehende Nachricht automatisch zu beantworten.

Aus einer bestätigten Uhrzeit wird ein gebuchter Termin

Auch die Standard-KI kann jetzt über euren nativen Sales-Automation-Buchungslink einen Termin buchen. Dafür müssen der Kalender verbunden, der Buchungslink passend hinterlegt und ein eindeutiger freier Termin erkennbar sein.

Beispiel: Ein Lead nennt einen konkreten Termin, der in eurem Buchungskalender verfügbar ist. Im Autopilot-Modus wird die Buchung zuerst durchgeführt und geprüft. Erst danach geht die Bestätigung raus. Gleichzeitig werden die Kampagnenteilnahmen des Leads pausiert, damit nicht nach der Buchung noch eine reguläre Akquise-Nachricht folgt.

Im Entwurfsmodus wird die Buchung vorbereitet und erst beim manuellen Absenden ausgeführt, sofern der Antworttext weiterhin denselben Termin nennt. Ist der Slot inzwischen belegt, wird der Versand gestoppt. Bei mehreren möglichen Uhrzeiten oder einem nicht verfügbaren Termin wird nicht geraten; stattdessen können verfügbare Alternativen vorgeschlagen werden.

Euer Vorteil: Weniger Kalenderwechsel und manuelle Übertragung – und keine automatische Terminbestätigung, bevor die Buchung verifiziert wurde. Allgemeine Angaben wie „Dienstagnachmittag“ reichen nicht für eine direkte Buchung. Ein beliebiger externer Kalenderlink allein ermöglicht diese Funktion ebenfalls nicht.

Sehen, was die KI übernommen hat

Die neue KI-Aktivitätsübersicht zeigt Entwürfe, versendete Antworten, verifizierte Buchungen sowie blockierte oder fehlgeschlagene Aktionen. Ihr könnt nach Account, KI-Engine und Ergebnis filtern. Zu den Einträgen seht ihr den Kontakt, den Nachrichtentext sowie die hinterlegte Begründung und könnt direkt ins Gespräch wechseln.

Team-Inhaber und Admins erhalten außerdem montags einen Wochenbericht mit beantworteten Nachrichten, KI-Buchungen und wartenden Entwürfen, sofern es etwas zu berichten gibt. In den Einstellungen könnt ihr die Ergebnisse von Standard-KI und Agent anhand der letzten 30 Tage vergleichen – beispielsweise danach, wie oft Entwürfe ohne Änderungen übernommen wurden.

Euer Vorteil: Ihr erkennt, wo die Automatisierung Arbeit abnimmt und wo Antwortregeln noch nachgeschärft werden sollten.

Hier richtet ihr es ein

Öffnet die Inbox-Einstellungen, prüft eure Antwortregeln und wählt den Modus pro Account. Für die erste Einrichtung bietet sich der Entwurfsmodus an.
Verbindet euren Kalender unter Team → Integrationen und prüft eure Buchungslinks. Wählt den passenden Link in den Inbox-Einstellungen aus.
Bearbeitet Gespräche und Entwürfe in der Inbox. Die KI-Aktivitätsübersicht zeigt die ausgeführten Aktionen.

Die beschriebenen Account-Modi und die Aktivitätsübersicht gehören zur Inbox auf unserer neuen Account-Infrastruktur. Falls ihr diese Bereiche noch nicht seht, unterstützt euch euer Ansprechpartner bei der Zuordnung eures Setups.